Tra gli obiettivi ricorrenti delle aziende c'è sempre il miglioramento della produttività sul lavoro. L'efficienza è una virtù che si conquista sul campo, con fatica ed esperienza. In questi casi la tecnologia si rivela un valido alleato.
Gestire il tempo, le collaborazioni e gli impegni di lavoro sarà molto più semplice. In questo post ti spiegherò come aumentare la produttività attraverso tre App.
Hai digitato come aumentare la produttività su Google?
Hai notato che i consigli restituiti dalla rete sono davvero numerosi e fanno riferimento ad altrettanti aspetti della nostra vita? Spaziano per esempio dal benessere psico fisico all’alimentazione, dal sonno alla capacità di sopportare lo stress.
In questo post però mi concentrerò su soluzioni più dirette, ovvero sulle applicazioni che influiscono in modo positivo sulla produttività per evitare che la tua giornata di lavoro diventi infinita, e fare in modo che tu esca dall’ufficio in orario e soddisfatto.
Organizza le tue attività con Asana
Spesso, quando si ha l'agenda piena di programmi e cose da fare, tutto sembra avere priorità alta e diventa quindi difficile organizzare una tabella di marcia. Niente paura: impossibile che tutto sia urgente!
Fai ordine tra le tue attività individuando le priorità: quali sono quelle più importanti? Entro quando dovrai portarle a termine?
Asana ti sarà di grande aiuto.
Si tratta di uno strumento di project management focalizzato sulla gestione del lavoro, fruibile da desktop o sul cellulare.
Il software risulta molto efficace nei casi in cui devi gestire un team di lavoro, tenere traccia delle attività e distribuire i vari task.
Una volta creato un progetto e un team, Asana consente di inserire tutte le informazioni utili relative alle attività e di assegnare task e subtask ad ogni membro, con le relative dead line.
Il tool permette:
- di scambiare dei feedback sulle varie attività attraverso commenti,
- di trasformare le mail in arrivo nella tua casella di posta elettronica in task inviandoli ad un indirizzo specifico
- e di taggare le persone interessate ad una specifica informazione.
Insomma, uno strumento di lavoro che permette di fare ordine e avere ben chiari lo stato di avanzamento dei lavori relativi al progetto, i ruoli e i carichi di ognuno, le interdipendenze tra i task di un progetto e tra i progetti stessi.
La visione d’insieme delle attività in capo a te saranno organizzate in modo intuitivo e riuscirai a fare ordine tra le tue priorità.
Organizza i tuoi impegni con Calendar
Passiamo molto tempo in riunione con i nostri colleghi e qualche volta ne usciamo con la percezione che più che aver investito il nostro tempo, sia stato buttato via. Perché?
La maggior parte delle volte si arriva impreparati all’incontro poiché mancano informazioni importanti.
In questi casi Google Calendar aiuta a fare ordine nel marasma di riunioni, rendendone chiaro lo scopo e ottimizzando il tempo a disposizione.
Attraverso il calendario virtuale di Google potrai infatti:
- Chiarire il motivo dell’incontro e le tematiche da discutere
- Indicare l’orario di inizio e quello relativo alla fine tassativa
- Inviare un invito agli interessati: che potranno rispondere si, no, forse e proporre una data alternativa
- Indicare il luogo o la sala in cui si terrà la riunione
- Utilizzare le note per descrivere i dettagli: chiarire lo scopo della riunione, il materiale da portare, gli allegati da consultare al fine di arrivare preparati all’incontro.
Google Calendar permette di ottimizzare i tempi delle riunioni, rendendo gli incontri produttivi (considerando che tutti gli invitati arriveranno preparati rispetto alle tematiche da trattare e i materiali da conoscere).
Inoltre, in caso di disdetta di qualche collega per qualunque motivo, sarà semplice annullare e organizzare un nuovo incontro proponendo una data alternativa.
Tieni traccia del tempo sul lavoro: la Tecnica del Pomodoro
Tenere traccia delle ore utilizzate per portare a termine una particolare attività è di fondamentale importanza. Ciò permette infatti di stimare il tempo utile a portare avanti un determinato compito o comprendere quando ne stai investendo più del previsto.
La Tecnica del Pomodoro è un metodo efficace che consente di migliorare la produttività suddividendo il tempo in sessioni da venticinque minuti.
L’applicazione Clockwork Pomodoro è in sostanza un timer configurabile con suoni, colori e stili diversi, dotato di registri di attività e riepiloghi.
Il metodo del Pomodoro prevede di portare avanti il tuo lavoro in sessioni da venticinque minuti con la massima concentrazione: nulla dovrà distrarti.
Allo scadere dei minuti il timer ti avviserà e a quel punto ti godrai una pausa di cinque minuti.
Ogni quattro pomodori accumulati le pause saranno più lunghe: dai quindici ai trenta minuti.
Durante le pause, distraiti con attività che ti consentano di sconnettere il cervello da ciò a cui ti stavi dedicando: prendi una boccata d’aria, alzati e fai qualche esercizio di stretching, oppure scambia qualche parola con un collega.
Piccoli accorgimenti che ti permetteranno di tornare alla tua postazione più lucido e di concludere nei tempi previsti un ottimo lavoro.
Hai in testa grandi obiettivi e ti serve una guida per raggiungerli? Il team di Aimon ha l'esperienza e le skill per supportarti lungo il percorso. Contattaci per una consulenza personalizzata!
